Demo-Online-Kurs
Zeitmanagement
Herzlich Willkommen!
Dies ist ein kleiner Ausschnitt unseres umfangreichen Online Kurses "Zeitmanagement".
In diesem Kurs kannst du ganz entspannt in deinem Tempo lernen. Die Seite wird dich durch verschiedene Inhalte und Reflektions-Aufgaben leiten.
Welcher Zeitmanagement-Typ bist du?
Bevor wir mit den Inhalten dieses Online-Kurses beginnen, nimm dir gerne einen Moment Zeit, um dich selbst zu reflektieren.
Unten findest du einen kurzen Zeitmanagement-Typen-Test. Überlege dir zu jeder der zehn Fragen, welche der vier Antworten am ehesten auf dich zutrifft. Denke nicht zu lange nach - meistens ist unser erstes Bauchgefühl richtig!
Notiere dir anschließend das entsprechende Symbol. Am Ende des Tests findest du dann die Auswertung.
Teste dich im Folgenden und klicke dich auf der rechten Seite des Bildes weiter!
Effektivität & Effizienz
Du hast im Video gesehen, dass es immer zunächst darum geht, die „richtigen Dinge“ zu tun.
Wenn du deine „richtigen Dinge“ kennst, wirst du bei der Arbeit dadurch effektiv Zeit sparen, da du schneller in der Priorisierung bist. 😉
Nimm dir deswegen ein wenig Zeit, um deine Aufgaben zu betrachten:
Was sind deine „richtigen Dinge“ bei der Arbeit?
Mach dir dazu Notizen. Was ist es, dass du zusätzlich tust?
15 Minuten
Ziele setzen
Hier lassen sich zwei Dimensionen aufmachen, welche für dein Zeitmanagement zuträglich sein können:
1. SMART(e) Zielbeschreibung
2. Klärung des Ziels / der Aufgabe durch W-Fragen
SMART ist ein Akronym: Hinter jedem der Buchstaben verbirgt sich etwas – damit die smarte Formulierung ganz im Sinne von „clever“ funktioniert.
Sollte das Ziel nicht smart genug sein, darfst du für Klarheit sorgen :
SMART(e) Zielbeschreibung
Spezifisch
Je genauer und spezifischer dein Ziel oder deine Aufgabe beschrieben ist, bzw. je klarer du weißt, was zu tun ist, desto eher gelangst du an dein Ziel / erledigst du die Aufgabe in guter Qualität.
Messbar
Du musst wissen, wann du dein Ziel erreichst: wann ist eine akzeptable Qualität vorhanden; das hilft dir auch dabei, nicht übers Ziel hinaus mehr Zeit zu investieren als nötig.
Attraktiv / Akzeptabel
Je attraktiver ein Ziel formuliert ist, desto eher erreichen wir es. Mindestens akzeptabel sollten wir uns die Aufgabe oder das Ziel formulieren.
Realistisch
Realistisch bezüglich des Umfangs, unserer Kompetenz und Kapazität. Bedenke stets, was es sonst noch zu tun gibt.
Terminiert
Jedes Ziel und jede Aufgabe braucht mindestens ein End-Datum, idealerweise auch einen Startzeitpunkt.
Klärung des Ziels / der Aufgabe durch W-Fragen
Oft bekommen wir Aufgaben auch von anderen Menschen zugeteilt oder übertragen. Nicht selten kann es dabei dazu kommen, dass wir erst später herausfinden, dass uns wichtige Informationen gefehlt haben.
Folgende Tabelle hilft dir dabei, alle relevanten Daten eines Arbeitsauftrags zu erfragen, bevor du in diese Bredouille gerätst.
| W-Fragen | |
|---|---|
| Wer | …hat hier außerdem Expertise? Wen kann ich fragen? Wer hat diese Aufgabe schon mal gemacht? – nutze das Wissen deiner Kolleg*innen; Wissensstand /-pool erfragen! |
| Wie | …(genau) soll die Aufgabe erledigt werden? …viel soll ich (bis wann) erledigen? Detailierungsgrad erfragen! |
| Was | …ist außerdem wichtig und was gehört NICHT zu dieser Aufgabe? Zusatzinfos und Grenzen erfragen! |
| Wieso / Weshalb / Warum | … ist diese Aufgabe relevant? Klärung des Hintergrunds/Sinn der Aufgabe; Hintergründe und Historie erfragen, Stichwort: Gesamtzusammenhang! |
| Wann | …soll spätestens damit begonnen werden? …soll die Aufgabe erledigt bzw. abgeschlossen sein? Zeitrahmen erfragen! |
Idee der Zielklärung und der W-Fragen:
Selbstverständlich sollen diese W-Fragen nicht stoisch und gebetsmühlenartig zu jeder einzelnen Aufgabe gestellt werden, noch sollst du alle hintereinander stellen. Kläre aber bitte ALLE Ws, die für die Aufgabe unklar sind, damit du in kürzester Zeit das beste Arbeitsergebnis erreichen kannst.
Vorteile für dein Zeitmanagement:
Zeit in die Klärung zu investieren bedeutet, dass du Klarheit darüber erhältst was genau zu tun ist (und was nicht). Das hilft dabei, die Zeit besser einschätzen zu können und verhindert somit, dass du mehr Zeit als nötig in eine Aufgabe investierst. Dein Zeitinvestment in die Klärung einer Aufgabe verhindert Doppelarbeit. So kannst du dir sicher sein, dass du die Aufgabe genau so ausführst, wie es der Auftraggeber von dir erwartet. Wer smart arbeitet, vermeidet Demotivation durch unnütze Mehrarbeit und hat mehr Zeit für Aufgaben, die tatsächlich einmal länger dauern.
Bitte reflektiere dich bezüglich deiner Ziel- & Auftragsklärung:
Was fällt dir in der Zusammenarbeit mit Kolleg*innen und Führungskräften auf?
Welche Punkte von SMART sind fast immer klar, welche bleiben meist offen?
5 Minuten
